Excel台帳が増えすぎて状況が見えない会社
販売、購買、在庫、請求の情報が複数のExcelに分かれ、最新版が分からない、転記ミスが起きる、担当者しか分からない状態になっているケースです。
- どのExcelを誰が何のために使っているか整理
- 残すExcel、やめるExcel、システム化する範囲を切り分け
- 入力フォーム、確認画面、帳票、連携の改善案を作成
- 段階導入により現場負荷を抑えながら改善
改善イメージ
よくある困りごとを、どう改善するか。
実名事例ではなく、中小企業で起こりやすい困りごとをもとに、相談時にどのように整理し、どこから改善するかを紹介します。
方針
似た困りごとを相談する
実名を出さず、よくある業務の困りごとと改善パターンを示します。
業務内容や社内の仕組みは機密情報になりやすいため、ここでは匿名化した改善イメージとして、課題、確認すること、最初に着手しやすい改善範囲を整理しています。
毎月の数字確認に時間がかかる会社
売上、原価、在庫、債権債務、プロジェクト利益などを複数システムから手作業で集計しており、月次報告に時間がかかるケースです。
- 必要な指標、更新頻度、閲覧者、判断用途を確認
- ERP、会計、Excel、外部システムのデータ取得方法を整理
- データ定義と集計ロジックを明確化
- 管理画面、帳票、ダッシュボード、定期出力を設計
同じ内容を何度も入力している会社
ERP、CRM、WMS、MES、EC、会計、銀行、物流、外部APIが分断され、手入力やCSV連携に依存しているケースです。
- 連携対象システム、データ項目、更新タイミングを棚卸し
- API、CSV、バッチ、手動運用の現実的な選択肢を比較
- エラー通知、再実行、ログ確認など運用面を設計
- 最初は重要データから小さく連携し、段階的に拡張
AIを使いたいが、何に使えばよいか分からない会社
AIに興味はあるものの、どの作業に使うと効果があるか、情報漏えいや確認ルールをどうすればよいか分からないケースです。
- 契約整理、注文入力、問い合わせ分類、レポート生成など候補業務を選定
- AIに任せる範囲と人が確認する範囲を定義
- 入力情報、ログ、承認、例外処理のルールを設計
- PoCで効果とリスクを確認し、実運用へ進めるか判断
IT会社・SIerの業務システム案件を補完する協業
受注済み案件でERP、帳票、インターフェース、AI開発の人手が不足しているIT会社を、外部パートナーとして支援するケースです。
- 顧客関係、守秘義務、担当範囲を明確化
- 要件分析、プロトタイプ、開発、テスト、文書化を分担
- 既存の開発規約、レビュー体制、納品形式に合わせて対応
- モジュール単位、フェーズ単位、人月単位で柔軟に協業
公益団体・非営利組織の軽量IT支援
予算や人員が限られる公益団体が、Webフォーム、Excel管理、名簿、活動報告、AIツール利用などを改善したいケースです。
- IT現状と困っている業務を短時間で整理
- 無料または低コストで使えるツールを前提に提案
- Excel、フォーム、簡易データ整理、操作手順を支援
- AIツールの使い方とリスクを分かりやすく説明
成果物
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支援時に作成する主な成果物
案件の性質に応じて、業務フロー、課題一覧、要件整理、画面案、データ項目、連携仕様、テスト観点、操作手順、運用ルール、改善ロードマップなどを作成します。
現状確認
対象業務、利用中システム、手作業、Excel、帳票、部門間の受け渡しを確認します。
課題整理
業務上の詰まり、重複入力、データ不整合、運用負荷、システム境界を整理します。
改善案作成
Excel改善、入力画面、帳票、データ連携、AI補助など、どの方法が現実的か切り分けます。
段階実装
効果が出やすくリスクの低い範囲から、設計、開発、テスト、文書化を進めます。
定着支援
操作手順、運用ルール、問い合わせ対応、改善要望の整理まで支援します。
継続改善
運用後のログ、現場からの意見、追加要望をもとに、次の改善範囲を決めます。